نرم افزار حسابداری سپیدار امکان اصلاحات و تعدیلات را داشته و کاربران می توانند در پایان سال نسبت به اصلاح حسابهای خود اقدام نمایند که در ادامه آموزش این پست نحوه انجام اصلاحات و تعدیلات در نرم افزار حسابداری سپیدار را بیان خواهیم کرد.
تعديلات و اصلاحات در عملیات پایان سال شامل مراحل زیر می باشد :
- اصلاح پیش دریافت درآمدها و درآمدهای ثبت نشده
- اصلاح پیش پرداخت هزینه ها و هزینه های ثبت نشده
- محاسبه و ثبت استهلاک داراییها
اصلاح پیش دریافت درآمدها:
اصل تحقق درآمد، تحقق دو شرط اصلی را برای شناسایی درآمد یک رویداد لازم می داند:
- مبادله یا داد و ستدی صورت گرفته باشد. .
- فرایند کسب سود کامل شده باشد.
یکی از شرایط تکمیل فرایند کسب سود، تکمیل فروش یا انجام خدمت می باشد. به عبارت دیگر تا کالا یا خدمتی که قرار است ارائه شود به مشتری به صورت کامل ارائه نگردد، اجازه شناسایی درآمد را نخواهیم داشت حتی اگر مبلغ آن از مشتری دریافت شده باشد. این مبالغ در حسابی تحت عنوان پیش دریافت درآمد و به عنوان یک قلم از بدهی های جاری ثبت می شوند.
یکی از مراحل اصلاحات، پایان دوره شناسایی سهم از درآمدهایی است که در طول سال به عنوان پیش دریافت درآمد ثبت شده است. در این مرحله سهمی از پیش دریافت که در آن فرآیند کسب سود تکمیل شده است و کالا و خدمت به مشتری منتقل شده است به عنوان درآمد شناسایی می شود.
فرض کنیم که یکی از ساختمان های شرکت را از تاریخ 1 تیرماه به مدت یک سال و به مبلغ سالانه 1 میلیارد و 200 میلیون ریال اجاره داده ایم و کل مبلغ آن را به صورت نقد دریافت کرده ایم. در این حالت در تاریخ 99/04/01 سند زیر را صادر کرده ایم:
| شرح | بدهکار | بستانکار |
| نقد و بانک | 1.200.000.000 | |
| پیش دریافت درآمد اجاره | 1.200.000.000 |
در پایان سال مالی در 99/12/29 ، متناسب با مدت زمانی که از ارائه خدمت (اجاره ساختمان) گذشته است، از پیش دریافت درآمد کسر و به حساب درآمد تحقق یافته منظور می شود:
900.000.000= 9 * (12 / 1.200.000.000)
| شرح | بدهکار | بستانکار |
| پیش دریافت درآمد اجاره | 90.000.000 | |
| درآمد اجاره | 90.000.000 |
اصلاح پیش پرداخت هزینه ها
مشابه آنچه که در اصلاح پیش دریافت درآمدها عمل کردیم، در پیش پرداخت هزینه ها نیز عمل می کنیم؛ با این تفاوت که پیش پرداخت هزینه ماهیت دارایی دارد و مبلغ متناسب با دریافت کالا و خدمت در پایان سال به حساب هزینه می رود. به عنوان مثال ثبت حسابهای فوق در دفتر مستأجر به قرار زیر خواهد بود:
| شرح | بدهکار | بستانکار |
| پیش پرداخت اجاره | 1.200.000.000 | |
| نقد و بانک | 1.200.000.000 |
در پایان دوره مالی مثلا 99/12/29 پیش پرداخت اجاره به صورت زیر مستهلک شده و به حساب هزینه ثبت می گردد:
| شرح | بدهکار | بستانکار |
| هزینه اجاره | 900.000.000 | |
| پیش پرداخت اجاره | 900.000.000 |
محاسبه و ثبت استهلاک دارایی ها
یکی از روش های شناسایی هزینه ها، روش سیستماتیک و منظم است. محاسبه استهلاک داراییها یکی از مثال های مهم برای روش شناسایی سیستماتیک است.
تعاريف:
استهلاک: استهلاک عبارت است از تخصیص سیستماتیک مبلغ استهلاک پذیر یک دارایی طی عمر مفید آن
عمر مفید: مدت زمانی که انتظار می رود یک دارایی، مورد استفاده واحد تجاری قرار گیرد.
ارزش اسقاط: عبارت است از مبلغ خالصی که انتظار می رود در پایان عمر مفید دارایی عاید واحد تجاری گردد.
مبلغ دفتری: مبلغی است که دارایی پس از کسر استهلاک انباشته به آن مبلغ، در ترازنامه منعکس می کند .
استهلاک انباشته: مبلغ استهلاکی است که تاکنون جهت دارایی ثابت در نظر گرفته شده است.
انواع روشهای استهلاک داراییها:
- روش خط مستقیم
- روش نزولی
- روش نزولی مضاعف
- روش مجموع سنوات
- روش ساعات کار کرد
بر اساس ماده ۱۵۰ قانون مالیاتهای مستقیم، از میان روشهای فوق، تنها مجاز به استفاده از دو روش خط مستقیم و ماندۂ نزولی هستیم.
روش مستقیم: در این روش برای محاسبه استهلاک سالانه، بهای تمام شده دارایی پس از کسر ارزش اسقاط به مدت زمان عمر مفید آن تقسیم می شود. بر این اساس استهلاک یک دارایی در این روش در سال های مختلف یکسان محاسبه می شود.
روش نزولی: در این روش برای محاسبه استهلاک هر سال، جمع استهلاک های محاسبه شده در سال های گذشته را از قابل استهلاک ارزش دارایی کسر و باقیمانده را در نرخ استهلاکی که برای آن دارایی تعیین شده است ضرب می کنند؛ بنابراین در هر سال مبلغ استهلاک محاسبه شده، کمتر از سال قبل از آن میشود.
فرض کنید یک دارایی به بهای تمام شده ۱,۰۰۰,۰۰۰ ریال و ارزش اسقاط ۱۰٫۰۰۰ ریال در تاریخ 99/04/01 خریداری شده است. محاسبه استهلاک سال اول و دوم به روش مستقیم و نزولی مطلوب است.
روش مستقیم: در روش مستقیم باید علاوه بر اطلاعات فوق عمر مفید دارایی را نیز برآورد کنیم. در این مثال فرض می کنیم که عمر مفید دارایی ۵ سال است. با توجه به موارد فوق، استهلاک سال اول برابر است با:
(1,000,000 – 100,000) / 5 = 180,000
و از آنجا که در روش مستقیم مبلغ استهلاک سالانه تغییر نمی کند، این مبلغ در سال های بعد نیز به همین ترتیب محاسبه می شود.
روش نزولی: در این روش علاوه بر اطلاعات فوق، نرخ استهلاک سالانه را نیز باید برآورد کنیم. در این مثال فرض می شود که نرخ استهلاک ۱۰ ٪ می باشد؛ بنابراین استهلاک سال اول برابر است با:
(۱,۰۰۰,۰۰۰-۱۰۰,۰۰۰) ۱۰٪ = ۹۰,۰۰۰
همانطور که ذکر شد، در روش نزولی مبلغ قابل استهلاک سال دوم، پس از کسر استهلاک محاسبه شده در سال اول به دست می آید؛ بنابراین استهلاک سال دوم به ترتیب زیر محاسبه می شود:
(1,000,000 – 100,000 – 90,000) = 810,000
810,000 * 10% = 81,000
نرخ، روش و عمر مفید دارایی ها، توسط سازمان امور مالیاتی و در پیوست قانون مالیاتهای مستقیم تعیین شده است.
نحوه صدور سند اصلاح حساب
برای اصلاح حسابها می توانید از فرم اصلاح طبقه بندی حسابها استفاده نمائید.بدین منظور از منوی سمت راست نرم افزار حسابداری سپیدار ،فرم اصلاح طبقه بندی حسابها را انتخاب نمائید.
بعد از اینکه فرم اصلاح حسابها نمایش داده شده باید اطلاعات فیلدهای تاریخ سند،توضیحات سند،معین مقصد را وارد نمائید.حساب معین مقصد همان حساب درست و صحیح شما می باشد که قرار هست مانده آن اصلاح گردد.
سپس از قسمت حسابهای قابل انتخاب،حساب معین مورد نظر که مانده آن اشتباه بوده و قصد اصلاح آنرا دارید را انتخاب و با استفاده از دکمه 
یا دکمه 
به سمت چپ ارسال نمائید و در نهایت بر روی دکمه صدور سند 
در بالای فرم کلیک نمائید.
سند اصلاح حسابها بعد از صدور از طریق لیست اسناد حسابداری قابل مشاهده می باشد.همچنین برای حذف سند اصلاح حسابها می توانید از لیست اسناد حسابداری سند حسابداری را انتخاب و حذف نمائید.برای چاپ سند حسابداری صادر شده نیز از طریق لیست اسناد حسابداری می توانید اقدام نمائید