مفهوم تبدیل اسناد موقت به دائم:
جهت بستن حسابهای دائمی و صدور سند اختتامیه ،تبدیل اسناد از وضعیت موقت به دائم الزامی است. در واقع اسناد حسابداری تا زمانی که در وضعیت موقت هستند، قابلیت اصلاح و حذف دارند و زمانی که در وضعیت دائمی (قطعی) باشند، امکان حذف یا ویرایش آنها وجود ندارد. همچنین در بازه زمانی که اسناد دائمی شده باشند کاربر اجازه صدور سند حسابداری جدید ندارد. بنابراین قبل از بستن حسابهای دائمی باید اسناد به وضعیت دائم (قطعی) تبدیل شوند.
کاربرد:
1- عدم امکان تغییر در اسناد دائمی شده
2- قابلیت دفتر نویسی بر طبق اسناد دائمی شده (اطمینان از تغییر نکردن اسناد ثبت شده)
نحوه تبدیل اسناد موقت به دائم:
1- از منوی سمت راست وارد قسمت “حسابداری” شوید و از قسمت عملیات، “تبدیل اسناد موقت به دائم” را انتخاب نمائید.
– در قسمت بالای این فرم، شماره و تاریخ آخرین سندی که دائم شده است نمایش داده می‌شود.
3- در قسمت پایین فرم، شمارۀ سند یا تاریخی را که قرار است اسناد تا آن بازه قطعی شوند مشخص کنید. امکان دائم کردن اسناد به دو طریق شماره و تاریخ سند در اختیار شما قرار داده شده است.به عنوان مثال اگر در فروردین ماه 100 سند صادر شده باشد برای دائم کردن میتوانید تاریخ را 31/01/98 یا شماره را 100 قرار دهید تا کلیه اسناد آن بازه دائم شود.
*سپس از نوار بالای صفحه، بر روی آیکون تبدیل به دائم کلیک کنید. با انجام این عمل، پیغام “پیش از تغییر وضعیت اسناد به دائم، عملیات شماره‌گذاری مجدد اسناد انجام می‌شود” نمایش داده می‌شود. در صورت تائید، عملیات شماره گذاری مجدد اسناد انجام ،واسناد مشخص شده دائم می شوند.
* جهت موقتی کردن اسناد دائمی، تیک “تا شماره” را فعال کنید، سپس در قسمت تا شماره، شماره صفر را وارد نمایید. بدین صورت تمامی اسناد دائمی شده به حالت موقت در می آیند.
* توجه کنید در صورتی که سند کل یا سند اختتامیه صادر کرده باشید امکان موقتی کردن اسناد وجود ندارد و باید ابتدا سند افتتاحیه و اسناد کل حذف شوند تا نرم افزار قابلیت تبدیل اسناد دائم (قطعی) به موقت را داشته باشد.
| سوال | پاسخ (علل) |
| آیا امکان عدم شماره گذاری مجدد هنگام تبدیل اسناد موقت به دائم وجود دارد؟ | خیر، چون رویه سیستم سپیدار به این صورت می‌باشد که لازم است هنگام دائم کردن اسناد شماره گذاری مجدد است و طبق اصول و رویه حسابداری نیز شماره اسناد حسابداری باید بر اساس تاریخ باشد. |
| چگونه میتوان در سیستم تنظیماتی را انجام داد که بعد از بررسی بعضی از اسناد بقیه کاربران نتوانند اسناد را ویرایش، حذف یا بین آن اسناد سندی را صادر کنند؟ | برای این کار، از منوی حسابداری، قسمت عملیات، فرم تبدیل اسناد موقت به دائم، تا تاریخ یا تا شماره مورد نظر خود را وارد و روی علامت قفل بسته از بالای صفحه کلیک کنید تا اسناد دائم شوند و امکان ویرایش ، اضافه یا حذف کردن بین آن اسناد وجود نداشته باشد. |