“مناقصه” فرآیندی رقابتی است ، برای تأمین کیفیت در اجرای پروژه ،که در آن موضوع معامله به پیمانکاری که بهترین پیشنهاد را ارایه کرده باشد، واگذار میشود .
با ورود و ثبت اطلاعات مناقصه ، موارد و امكانات زير در اختيار شما قرار ميگيرد :
1. ثبت هزینه های مناقصه از طریق ثبت فاکتور خرید خدمات بر روی مناقصه .
2. ثبت ضمانت نامه های مناقصه از طریق ثبت ضمانت نامه بر روی مناقصه .
3. امکان انتخاب مناقصه در قرارداد پس از برنده شدن مناقصه گذار در مناقصه.
1- تعريف مناقصه:
پس از ورود به سيستم در منوي سمت راست ، وارد قسمت پیمانکاری شده و در قسمت عمليات روي گزينه ” مناقصه جدید” كليك كنيد .
در پنجره‌اي كه در اختيار شما قرار ميگيرد ، در صفحه اطلاعات اصلي ، اطلاعات مورد نياز را وارد كنيد.
جهت ورود اطلاعات ، موارد و نكات زير را مدنظر داشته باشيد :
1- در صورتیكه در “قسمت تنظيمات/روش شماره گذاري مناقصه” را به صورت دستي انتخاب كرده باشيد شما مي توانيد شماره را به صورت دستي وارد نماييد و در صورت وارد ننمودن شماره ، هنگام ذخيره مناقصه ، خود سيستم به صورت خودكار ، شماره اختصاص خواهد داد. ولي در صورتي كه در “قسمت تنظيمات/روش شماره گذاري مناقصه ” را به صورت خودكار انتخاب كرده باشيد ، “شماره” فعال نبوده و خود سيستم به صورت خودكار به مناقصه ذخيره شده ، “شماره” اختصاص خواهد داد.
2- ورود “تاريخ” اجباري است . سيستم به صورت پيش فرض “تاريخ” را با تاريخ روز نمايش مي دهد .
3- ورود اطلاعات “عنوان مناقصه “، “عنوان تفصیلی “، “تاریخ شروع”، “تاریخ پایان”،”کد تفصیلی ” ، “مناقصه گزار” اجباري است.
2- در صورتيكه از امكانات زبان دوم در سيستم استفاده ميكنيد ، ورود اطلاعات “عنوان مناقصه 2” و “عنوان تفصیلی 2” اجباري است.
3- براي انتخاب گزينه “مناقصه گزار” ، كد تفصيلي مناقصه گزار مورد نظر را تايپ كنيد و كليد Enter يا Tab را بزنيد . در صورتيكه کد وارد شده صحيح باشد ، نام طرف حساب نمايش داده ميشود . همچنين با استفاده از كليد فلش رو به پایین يا با زدن Space ، ليست طرف حسابها باز ميشود و ميتوانيد از بين آنها ، فرد مورد نظر را انتخاب كنيد .
4- ورود “کد تفصیلی” اجباري است . در صورتي كه در “قسمت تنظيمات/روش شماره گذاري تفصیلی تفصیلی سایر” را به صورت دستي انتخاب كرده باشيد ، کد تفصیلی فعال است و شما مي توانيد شماره را به صورت دستي وارد نماييد و در صورت وارد ننمودن شماره ، هنگام ذخيره مناقصه ، خود سيستم به صورت خودكار به مناقصه ذخيره شده ، شماره اختصاص خواهد داد. ولي در صورتي كه در “قسمت تنظيمات/روش شماره گذاري تفصیلی سایر ” را به صورت خودكار انتخاب كرده باشيد ، کد تفصیلی مناقصه فعال نبوده و خود سيستم به صورت خودكار به مناقصه ذخيره شده ، کد تفصیلی اختصاص خواهد داد.
5- ورود “شرح” و “شرح2 ” اختیاری است.
6- ” تاريخ شروع “ تاريخي است كه از آن زمان فعاليت مناقصه آغاز ميشود و در گزارش ها دخالت داده ميشود .
7- “تاريخ خاتمه” تاريخي است كه در آن تاريخ مناقصه به پايان ميرسد .
8- پس از ورود اطلاعات كليد ذخيره يا Ctrl+S را بزنيد . پس از ذخيره اطلاعات ، در سمت راست نوار پايين فرم پيغام اطلاعات با موفقیت ثبت شدنمايش داده ميشود .
نكته :
پس از ثبت مناقصه تفصیلی مناقصه با نوع” تفصیلی سایر” در سیستم ایجاد میشود.
2- يادداشت و اطلاعات تكميلي :
براي مشاهده نحوه استفاده از قسمتهاي “يادداشت” و “اطلاعات تكميلي” ، به راهنماي قسمتهاي عمومي سيستم مراجعه كنيد .
3- فهرست مناقصه:
براي مشاهده فهرست مناقصه تعريف شده ، وارد قسمت پیمانکاری شده و در اين قسمت ، روي گزينه “مناقصه” كليك كنيد .
با انتخاب اين گزينه ، ليستي از مناقصه در سيستم به همراه خلاصه اي از اطلاعات تعريف شده براي آنها نمايش داده ميشود .
4- حذف مناقصه:
در صورت نياز به حذف مناقصه تعريف شده ، از ليست مناقصه، مورد يا موارد مورد نظر را انتخاب كرده و در قسمت لوگوی سپیدار كليد حذف را بزنيد يا از Ctrl+D استفاده كنيد
5- صدور فاکتور خرید خدمات:
جهت ورود اطلاعات ، موارد و نكات زير را مدنظر داشته باشيد :
1- کاربر میتواند با استفاده از کلید 
هزینه های مرتبط با مناقصه را در فرم فاکتور خرید خدمات ثبت نماید .
نکته:
برای اطلاع از جزئیات مربوط به نحوه صدور فاکتور خرید خدمات می توانید به راهنمای آن در بخش تامین کنندگان و انبار مراجعه نمایید.
6- صدور ضمانت نامه :
جهت ورود اطلاعات ، موارد و نكات زير را مدنظر داشته باشيد :
1- کاربر میتواند با استفاده از کلید 
ضمانت نامه های مرتبط با مناقصه را در فرم ضمانت نامه ثبت نماید .
نکته:
برای اطلاع از جزئیات مربوط به نحوه ضمانت نامه می توانید به راهنمای آن مراجعه نمایید.
7- موارد و مشكلات :
| پيغام/مشكل | دليل | نحوه رفع مشكل |
| “ثبت با خطا مواجه شد” | اطلاعات وارد براي ثبت مشكل دارد | كليد جزئيات را بزنيد و موارد مشكل دار را مشاهده و رفع كنيد . |
| “اين ركورد توسط كاربر ديگر يا از طريق يك فرم ديگر تغيير يافته است” | پس از باز كردن اين فرم توسط شما و قبل از ذخيره اطلاعات توسط شما ، كاربر ديگري اين فرم را باز كرده و تغييراتي در آن ايجاد كرده است | فرم را ببنديد و مجددا وارد شده و تغييراتتان را اعمال كنيد . |
| “عنوان مناقصه تكراري است” | عنوان مناقصه يا مناقصه (2) تعيين شده قبلا براي مناقصه ديگري استفاده شده است | اطلاعات وارد شده را اصلاح كنيد . |
| قسمت مناقصه مشاهده نميشود | كاربري كه با آن وارد سيستم شده‌ايد به اين قسمت دسترسي ندارد | از سرپرست سيستم بخواهيد تا براي كاربر مورد نظر براي اين قسمت دسترسي ايجاد كند . |
| مناقصه باز ميشود ولي امكان ثبت تغييرات وجود ندارد | كاربري كه با آن وارد سيستم شده‌ايد به ويرايش اين قسمت دسترسي ندارد | از سرپرست سيستم بخواهيد تا براي كاربر مورد نظر براي ويرايش اين قسمت دسترسي ايجاد كند . |
| مناقصه باز ميشود ولي امكان حذف وجود ندارد | كاربري كه با آن وارد سيستم شده‌ايد به حذف اين قسمت دسترسي ندارد | از سرپرست سيستم بخواهيد تا براي كاربر مورد نظر براي حذف اين قسمت دسترسي ايجاد كند . |
| ” مناقصه قابل حذف نيست زيرا داراي فاكتور خريد خدمات مي باشد.” | مناقصه ای كه براي حذف انتخاب كرده ايد در فاکتور خرید خدمات استفاده شده است . | ابتدا فاکتور خرید خدمات حذف کنید و سپس فرم مناقصه را حذف کنید. |
| ” مناقصه قابل حذف نيست زيرا داراي ضمانت نامه مي باشد.” | مناقصه ای كه براي حذف انتخاب كرده ايد در ضمانت نامه استفاده شده است . | ابتدا ضمانت نامه را حذف کنید و سپس فرم مناقصه را حذف کنید. |
| ” مناقصه قابل حذف نيست، در قرارداد استفاده شده است .” | مناقصه ای كه براي حذف انتخاب كرده ايد در قرارداد پیمانکاری استفاده شده است . | ابتدا ارتباط مناقصه با قرارداد را حذف کنیدسپس فرم مناقصه را حذف كنيد . |