۱) مرحله اول: نیازسنجی و انتخاب بسته مناسب
اولین و حیاتیترین گام، شناخت دقیق نیازهای کسبوکار برای انتخاب بسته نرمافزاری صحیح سپیدار است. نوع فعالیت شرکت، تعیینکننده بسته مورد نیاز خواهد بود:
- بازرگانی: تمرکز بر فرآیندهای خرید و فروش، مدیریت انبار، و محاسبه دقیق سود و زیان ناشی از گردش کالا.
- تولیدی: نیاز به مدیریت پیچیده بهای تمامشده، مواد اولیه، و ثبت دقیق سفارش کار برای تولید محصول نهایی.
- پیمانکاری: مدیریت فرآیندهای مربوط به قراردادها، ثبت صورتوضعیتهای پیشرفت کار، و ردیابی هزینهها در سطح پروژه و کارگاه.
- پخش: نیاز به ساماندهی سفارشگیری از مشتریان، مدیریت فرآیندهای توزیع و لجستیک، و وصول سریع مطالبات.
خروجی این مرحله: انتخاب بسته درست سپیدار (بازرگانی، تولیدی، پیمانکاری یا پخش) که بیشترین انطباق را با فرآیندهای اصلی شرکت دارد.
۲) مرحله دوم: خرید از نمایندگی معتبر
انتخاب مسیر صحیح برای خرید نرمافزار، تضمینکننده کیفیت خدمات پس از فروش خواهد بود. خرید سپیدار باید منحصراً از نمایندگیهای رسمی و معتبر انجام شود تا از مزایای زیر بهرهمند شوید:
- دریافت لایسنس قانونی: اطمینان از اصالت نرمافزار و بهروزرسانیهای آتی.
- مشاوره تخصصی توسط نمایندگی سپید سیستم تهران: دریافت راهنمایی دقیق در خصوص سفارشیسازیها و انتخاب ماژولهای مورد نیاز.
- خدمات نصب، آموزش و پشتیبانی: دسترسی به تیم فنی متخصص برای راهاندازی اولیه و حل مشکلات احتمالی.
خروجی این مرحله: فعالسازی رسمی سیستم و دریافت لایسنس نرمافزاری.
۳) مرحله سوم: نصب و راهاندازی اولیه
پس از خرید، فرآیند فنی راهاندازی سیستم آغاز میشود که پایهگذار دقت اطلاعات آتی است:
- نصب نرمافزار: نصب نرمافزار بر روی سرورها یا سیستمهای تعریفشده.
- تعریف سال مالی: تعیین تاریخ شروع و پایان سال مالی مطابق با ساختار شرکت.
- تعیین کدینگ حسابها: انتخاب بین استفاده از کدینگ استاندارد پیشفرض سپیدار یا طراحی یک ساختار سفارشی متناسب با نیازهای حسابداری شرکت.
- تنظیم دسترسی کاربران: تعریف سطوح دسترسی برای هر کاربر بر اساس مسئولیتهای شغلی (تفکیک وظایف).
خروجی این مرحله: سیستمی آماده برای ورود و ثبت اطلاعات عملیاتی و مالی.
۴) مرحله چهارم: تعریف اطلاعات پایه
این مرحله شامل وارد کردن ساختار و رفرنسهای مورد نیاز سیستم برای انجام تراکنشهای روزانه است:
- تعریف کالاها و خدمات: ثبت مشخصات فنی، قیمت واحد، روشهای ارزیابی و کدگذاری تمامی اقلام مورد معامله.
- تعریف مشتریان و تامینکنندگان: ثبت مشخصات هویتی، اطلاعات تماس، و شرایط اعتباری (حداکثر سقف اعتبار).
- تعریف انبارها، پروژهها یا مسیرهای پخش: ایجاد ساختارهای فیزیکی (انبارها) یا ساختارهای کاری (پروژهها/مسیرها) که در ثبت اسناد به کار میروند.
- تعریف پرسنل و حقوق و دستمزد: ورود اطلاعات کارکنان برای تسهیل محاسبات حقوق و دستمزد (در صورت استفاده از ماژول مرتبط).
خروجی این مرحله: ساختار اطلاعاتی کامل و منظم که صحت عملیات آینده را تضمین میکند.
۵) مرحله پنجم: ثبت عملیات روزانه
در این مرحله، کلیه رویدادهای مالی و عملیاتی شرکت در سیستم ثبت میشوند. رویه ثبت بر اساس بسته انتخابی متفاوت است:
- بازرگانی: ثبت دقیق فاکتور خرید، فاکتور فروش، سند دریافت وجه نقد/بانکی، و سند پرداخت.
- تولیدی: ثبت سند رسید مواد اولیه، حوالههای مصرف داخلی مواد، و ثبت نهایی رسید تولید محصول.
- پیمانکاری: ثبت صورتوضعیتهای ارائه شده به کارفرما، ثبت صورتهزینههای انجام شده برای پروژه، و ثبت تنخواه مصرفی کارگاه.
- پخش: ثبت سفارشات جدید مشتریان، صدور اسناد توزیع کالا، و ثبت اسناد وصول مطالبات از مشتریان.
خروجی این مرحله: ثبت دقیق و لحظهای تمام رویدادهای مالی و عملیاتی سازمان.
۶) مرحله ششم: کنترل و نظارت مدیریتی
پس از ثبت اطلاعات، بخش مهم کار، تحلیل و کنترل دادهها برای مدیریت بهینه است:
- کنترل موجودی انبار: اطمینان از انطباق موجودی فیزیکی با سیستمی و بررسی گردش کالا.
- بررسی مطالبات و بدهیها: نظارت مستمر بر سررسیدها و سقفهای اعتباری.
- کنترل بهای تمامشده (تولیدی): تحلیل انحرافات مواد و سربار نسبت به استاندارد.
- کنترل سود و زیان: مشاهده سودآوری در سطح کالا، پروژه، یا مسیر پخش خاص.
خروجی این مرحله: فراهم شدن بستر لازم برای تصمیمگیریهای دقیق و بهموقع مدیریتی بر اساس دادههای موثق.
۷) مرحله هفتم: تهیه گزارشهای قانونی و مدیریتی
سپیدار ابزارهای جامعی برای ارائه گزارشهای الزامی و تحلیلی فراهم میکند:
- گزارشهای مالی اصلی: تراز آزمایشی، ترازنامه، و صورت سود و زیان پایان دوره.
- گزارشهای فصلی و مالیاتی: گزارش خرید و فروش فصلی، گزارش ارزش افزوده (VAT)، و گزارشهای مورد نیاز دارایی.
- گزارشهای پرسنلی: گزارشهای بیمه و محاسبات حقوق و دستمزد.
- گزارشهای تحلیلی: گزارشهای عمیق مانند سودآوری هر کالا، حاشیه سود پروژهها، یا عملکرد هر مسیر پخش.
خروجی این مرحله: تولید گزارشهای آماده ارائه به مدیریت ارشد، سازمان امور مالیاتی و نهادهای حسابرسی.
۸) مرحله هشتم: توسعه و یکپارچهسازی
نرمافزار سپیدار قابلیت اتصال به سایر سامانههای سازمانی را دارد تا یک اکوسیستم مالی کامل ایجاد شود:
- اتصال به موبایل سفارشگیری: امکان ثبت سفارش توسط نیروهای فروش در محل مشتری.
- ارتباط با سیستم حقوق و دستمزد (در صورت استفاده از نرمافزار مجزا): تبادل اطلاعات برای ثبت دقیق هزینه پرسنلی.
- ارتباط با CRM یا فروشگاه اینترنتی: یکپارچهسازی اطلاعات فروش آنلاین و مدیریت ارتباط با مشتری.
خروجی نهایی: دستیابی به یک سیستم مالی یکپارچه، دقیق، قابل اتکا و هوشمند که تمام فرآیندهای کسبوکار را پوشش میدهد.
سپیدار فقط یک نرمافزار حسابداری نیست؛ اگر درست انتخاب، راهاندازی و استفاده شود، به یک ابزار قدرتمند برای مدیریت هوشمند کسبوکار تبدیل میشود که نه تنها امور مالی را ثبت میکند، بلکه راهبردهای تجاری آینده را نیز هدایت مینماید.
در صورت نیاز به مشاوره تخصصی خرید، دمو نرمافزار و خدمات حرفهای راهاندازی، کارشناسان سپید سیستم تهران 02191099150 یا 09190910517 در تمامی مراحل این نقشه راه، در کنار سازمان شما خواهند بود.
دیدگاه خود را بنویسید