نرم‌افزار سپیدار سیستم به دلیل تطابق بالا با استانداردهای حسابداری ایران و ارائه ماژول‌های متنوع، به یکی از ابزارهای اصلی در مدیریت کسب‌وکارهای کوچک و متوسط (SMEs) تبدیل شده است. اما یکی از مهم‌ترین بخش‌های تجربه کاربری در سپیدار، داشتن پشتیبانی مطمئن و سریع است.
پشتیبانی سپیدار نه تنها برای رفع اشکالات فنی در زمان بروز مشکل ضروری است، بلکه نقشی کلیدی در بهینه‌سازی فرایندهای کاری و افزایش بهره‌وری کاربران دارد. در این راهنمای جامع، به تفصیل به ساعات کاری، روش‌های تماس، مراحل تمدید خدمات، و رایج‌ترین مشکلات همراه با راه‌حل‌های پیشنهادی خواهیم پرداخت.
ساعات پاسخگویی پشتیبانی سپیدار
یکی از نقاط قوت خدمات پس از فروش سپیدار، پوشش گسترده ساعات پاسخگویی است که اطمینان می‌دهد کاربران در اکثر ساعات روز می‌توانند با تیم فنی در تماس باشند. این ساعات به گونه‌ای تنظیم شده‌اند که همزمان با ساعات کاری معمول کسب‌وکارها و حتی ساعات پایانی کار روزانه پاسخگو باشند.
توجه به این نکته حیاتی است که ساعات تماس در روزهای جمعه کمی محدودتر است، اما همچنان ۹ ساعت پوشش‌دهی برای رفع مشکلات اورژانسی در نظر گرفته شده است. این گستره زمانی نشان‌دهنده اهمیت خدمات پس از فروش و رفع مشکلات کاربران در کوتاه‌ترین زمان ممکن است.
روش‌های تماس با پشتیبانی سپیدار
برای دریافت خدمات پشتیبانی، مشتریان می‌توانند بر اساس فوریت مشکل و نوع درخواست خود، از روش‌های زیر استفاده کنند. این تنوع در کانال‌های ارتباطی، انعطاف‌پذیری بالایی به کاربران می‌دهد.
۱. تماس تلفنی با مرکز پشتیبانی سپیدار
این روش معمولاً برای مشکلات فوری و حیاتی (مانند عدم توانایی در اجرای عملیات اصلی در پایان ماه یا بروز خطاهای سیستمی بحرانی) پیشنهاد می‌شود.
- شماره تماس اصلی: 021-81022000
- نحوه عملکرد: پس از تماس، معمولاً با سیستم تلفن گویا مواجه می‌شوید که شما را به بخش‌های مختلف (پشتیبانی عمومی، فروش، فنی تخصصی) هدایت می‌کند. وارد کردن شماره سریال نرم‌افزار در این مرحله می‌تواند به تسریع فرآیند شناسایی اشتراک شما کمک کند.
۲. مراجعه به کلوپ مشتریان سپیدار سیستم (وب‌سایت پشتیبانی)
کلوپ مشتریان (Club) مرکز اصلی مدیریت خدمات اشتراکی و غیرحضوری است.
- آدرس وب‌سایت: www.club.sepidarsystem.com
- کاربردها:
- تمدید یا خرید مجدد اشتراک پشتیبانی.
- مشاهده وضعیت فعلی اشتراک و تاریخ انقضای آن.
- دسترسی به بخش پرسش و پاسخ (FAQ) و مقالات آموزشی.
- ارسال تیکت پشتیبانی برای درخواست‌های غیرفوری که نیاز به پیوست فایل یا گزارش دارند.
۳. ارسال ایمیل برای موارد خاص و ارسال دیتا
در مواردی که نیاز به تحلیل داده‌های حجیم یا ارسال گزارش‌های دقیق خطا وجود دارد، ایمیل می‌تواند کانال مناسبی باشد.
- آدرس ایمیل: sepidardata@gmail.com
- موارد استفاده: ارسال فایل پشتیبان (Backup) جهت بررسی مشکلات پیچیده بازیابی اطلاعات، ارسال لیست خطاها، یا درخواست‌های تخصصی که مستندات کتبی نیاز دارند.
تمدید خدمات پشتیبانی سپیدار
استفاده مداوم از نرم‌افزار سپیدار با به‌روزرسانی‌ها و دسترسی به تیم پشتیبانی مستلزم داشتن اشتراک فعال است. قوانین تمدید ممکن است بسته به نوع قرارداد (نمایندگی یا مستقیم) کمی متفاوت باشد، اما مراحل کلی به شرح زیر است:
مراحل تمدید آنلاین از طریق کلوپ مشتریان:
- ورود به کلوپ: با استفاده از نام کاربری و رمز عبور ثبت‌شده، وارد وب‌سایت www.club.sepidarsystem.com شوید.
- انتخاب گزینه خرید پشتیبانی: در پنل کاربری، به دنبال گزینه‌ای مانند «تمدید اشتراک» یا «خرید پشتیبانی» باشید.
- انتخاب دوره: مدت زمان مورد نظر برای تمدید (معمولاً ۱ ساله) را انتخاب نمایید.
- صدور و پرداخت فاکتور: سیستم به طور خودکار فاکتور مربوطه را بر اساس نرخ روز صادر می‌کند. پس از پرداخت آنلاین، اشتراک شما به‌روزرسانی خواهد شد.
- چاپ فاکتور: فاکتور تمدید پشتیبانی را برای سوابق مالی شرکت خود از همان بخش چاپ نمایید.
خرید زیرسیستم جدید یا ارتقای قفل نرم‌افزاری:
اگر نیاز به افزودن ماژول‌های جدید (مانند تولید، بازرگانی پیشرفته، یا CRM) یا ارتقاء سطح نرم‌افزار (مثلاً از سپیدار پایه به سپیدار پیشرفته) دارید، این کار معمولاً نیازمند تغییر در ساختار قفل نرم‌افزاری است.
- نحوه اقدام: این فرآیند اغلب نیاز به هماهنگی مستقیم با نمایندگی رسمی سپیدار دارد، به‌ویژه اگر نرم‌افزار از طریق نمایندگی خریداری شده باشد. برای مثال، شرکت‌هایی مانند شرکت سپید سیستم تهران به عنوان یکی از مراجع اصلی، این خدمات ارتقا را مدیریت می‌کنند.
نکته مهم در مورد زمان‌بندی: بهتر است تمدید اشتراک را پیش از تاریخ انقضا انجام دهید تا در مدت بین اتمام اشتراک قدیمی و فعال‌سازی جدید، از خدمات پشتیبانی محروم نشوید.
مشکلات رایج و سوالات متداول کاربران سپیدار
بسیاری از تماس‌های پشتیبانی مربوط به تنظیمات اولیه، انتقال داده‌ها و خطاهای رایج سیستمی است. درک این مشکلات می‌تواند به حل سریع‌تر مسائل توسط خود کاربر کمک کند. این اطلاعات بر اساس داده‌های جمع‌آوری شده از سوابق پشتیبانی (فایل خطاهای سپیدار) استخراج شده‌اند.
۱. مشکل ورود به برنامه و مدیریت رمز عبور
- سوال: نرم‌افزار باز می‌شود اما قادر به ورود نیستم.
- پاسخ: برای اولین نصب، نام کاربری پیش‌فرض معمولاً «admin» است. در بسیاری از نسخه‌ها، برای اولین ورود رمز عبور وجود ندارد و باید کلید Enter فشرده شود یا رمز خالی گذاشته شود. در صورت فراموشی رمز توسط کاربر عادی، مدیر سیستم می‌تواند از طریق بخش تنظیمات کاربران آن را بازیابی کند.
۲. مشکلات نمایش بصری (دکمه‌ها و نوشته‌ها)
- مشکل: بخشی از پنجره‌ها سفید هستند، دکمه‌ها یا برخی نوشته‌ها در صفحه به درستی نمایش داده نمی‌شوند.
- ریشه مشکل: این مسئله اغلب ناشی از ناسازگاری یا خرابی درایور کارت گرافیک (VGA Driver) است، به‌ویژه در سیستم‌عامل‌های جدیدتر.
- راه‌حل: پیشنهاد می‌شود کاربر ابتدا نصب مجدد درایور کارت گرافیک را انجام دهد. در بسیاری از موارد، به‌روزرسانی یا نصب مجدد این درایور، مشکل نمایش را برطرف می‌سازد.
۳. خطاهای دریافت اطلاعات از فایل‌های اکسل (Import/Export)
یکی از پرتکرارهای‌ترین عملیات، ورود اطلاعات اولیه (مانند لیست کالا، سند افتتاحیه) از طریق اکسل است.
- خطاها: «فرمت فایل اشتباه است»، «عدم تطابق ستون‌ها».
- علل اصلی:
- فرمت فایل: نرم‌افزار سپیدار به شدت به فرمت خاصی از اکسل حساس است. پیشنهاد می‌شود فایل برای اطمینان، با فرمت Excel 97–2003 (.xls) ذخیره شود، حتی اگر با نسخه‌های جدیدتر ایجاد شده باشد.
- کدگذاری داده‌ها: وجود کاراکترهای خاص یا اعداد نامعتبر در ستون‌های کد کالا یا سرفصل‌ها.
- تطابق کد: اگر در حال ورود لیست کالا هستید، مطمئن شوید که کد کالا در فایل اکسل با الگوی تعریف شده در نرم‌افزار مطابقت دارد.
۴. عدم شناسایی یا نمایش کالا/انبار در اسناد
- سوال: هنگام ثبت فاکتور خرید یا فروش، کالاها یا انبارهای تعریف شده در لیست اصلی در پنجره انتخاب نمایش داده نمی‌شوند.
- راه‌حل: اطمینان حاصل کنید که کالاها و انبارها قبلاً در سیستم سپیدار از طریق منوی مربوطه تعریف شده‌اند. عملیات Import فقط اطلاعات را وارد می‌کند، اما اگر ساختار اصلی (مانند تعریف انبار مادر) وجود نداشته باشد، اطلاعات فرزند قابل مشاهده نخواهند بود.
بازیابی و نسخه‌های پشتیبان (Backup)
حفاظت از داده‌ها در هر نرم‌افزار حسابداری، بالاترین اولویت را دارد. تیم پشتیبانی سپیدار همواره بر اهمیت تهیه منظم نسخه پشتیبان تأکید می‌کند.
اهمیت تهیه منظم بک‌آپ
تهیه نسخه پشتیبان منظم (ترجیحاً روزانه یا پس از پایان عملیات مهم هفتگی) تنها راه مطمئن برای بازیابی اطلاعات در صورت خرابی سخت‌افزاری، حملات ویروسی، یا خطاهای نرم‌افزاری غیرقابل پیش‌بینی است.
مطابق با ساختار پایگاه داده سپیدار، ادغام چند فایل بک‌آپ با هم در سپیدار امکان‌پذیر نیست. هر فایل پشتیبان باید به صورت مجزا و کامل، جایگزین اطلاعات فعلی شود. تلاش برای ترکیب محتوای دو فایل بک‌آپ مختلف می‌تواند منجر به فساد (Corruption) داده‌ها شود.
فرآیند بازیابی با کمک پشتیبانی
در صورت بروز مشکل جدی (مثلاً درایو اصلی اطلاعات از بین برود)، کارشناسان پشتیبانی می‌توانند در خصوص مراحل زیر راهنمایی لازم را ارائه دهند:
- تعیین سالم‌ترین فایل پشتیبان موجود.
- نصب مجدد نرم‌افزار (در صورت لزوم).
- هدایت کاربر برای بازگرداندن اطلاعات از طریق گزینه «بازیابی اطلاعات» در منوی اصلی نرم‌افزار، یا ارسال فایل برای تیم فنی جهت بازیابی در سرورهای کمکی (بسته به شرایط قرارداد).
مزایای پشتیبانی سپیدار برای کسب‌وکارها
خدمات پشتیبانی سپیدار فراتر از رفع مشکلات فنی است و بخشی از استراتژی توسعه کسب‌وکار مشتری محسوب می‌شود:
- بهینه‌سازی فرایندها: کارشناسان پشتیبانی می‌توانند به کاربران کمک کنند تا تنظیمات نرم‌افزار را دقیقاً منطبق با گردش کار خاص شرکت خود تنظیم کنند.
- منابع آموزشی: دسترسی به آرشیو ویدیوهای آموزشی رسمی، راهنماهای تصویری (PDF) و مقالات منتشر شده در کلوپ مشتریان، به تیم مالی اجازه می‌دهد تا به‌روزرسانی‌ها و قابلیت‌های جدید را به سرعت فرا بگیرند.
- مدیریت تغییرات سیستمی: ارائه راهکار برای سناریوهای پیچیده مانند نصب مجدد کامل نرم‌افزار بر روی یک سرور جدید، انتقال کامل دیتابیس، و همچنین عیب‌یابی مشکلات مربوط به قفل‌های سخت‌افزاری (Hardlock) یا نرم‌افزاری.
- مشاوره خرید و ارتقا: ارائه راهنمایی‌های صادقانه در مورد اینکه آیا شرکت به خرید زیرسیستم جدید (مثل انبارداری پیشرفته، تولید، یا توزیع) نیاز دارد یا خیر، و چگونگی ادغام آن زیرسیستم با عملیات فعلی.
در دنیای سریع نرم‌افزارهای مالی، داشتن تیم پشتیبانی سپیدار قابل اعتماد، عامل مهمی برای آرامش خاطر کاربران و تداوم کسب‌وکار است. از ساعات پاسخگویی گسترده تا کانال‌های ارتباطی متنوع، شرکت همکاران سیستم تلاش کرده است تا اطمینان حاصل شود که کاربران در مواجهه با چالش‌های فنی یا عملیاتی تنها نخواهند ماند.
در صورتی که از مشتریان سپیدار هستید یا قصد خرید این نرم‌افزار را دارید، همواره اکیداً توصیه می‌شود که از خدمات پشتیبانی شرکت‌های نماینده رسمی معتبر، همچون سپید سیستم تهران، استفاده کنید تا اطمینان یابید همیشه در مسیر درست کار با نرم‌افزار قرار دارید و در صورت بروز هرگونه مشکل، از پشتیبانی تخصصی و به‌روز بهره‌مند خواهید شد.
کلمات کلیدی :
پشتیبانی سپیدار، تمدید پشتیبانی سپیدار، خطاهای سپیدار، رفع اشکال سپیدار، خدمات پس از فروش سپیدار، کلوپ مشتریان سپیدار
دیدگاه خود را بنویسید