هر سازوکار حسابداری باید اطلاعات موجود درباره معاملات، عملیات مالی و رویدادهای دارای اثر مالی بر یک مؤسسه را گردآوری و بر حسب پول به عنوان مقیاس مشترک اندازه گیری، ثبت و طبقه بندی کند و در نهایت گزارشهایی را فراهم کند که استفادهکنندگان مختلف بتوانند بر مبنای آن آگاهانه تصمیمگیری کنند. در عملکرد نظارتی سازوکار حسابداری باید اطلاعاتی فراهم آورد که مدیران را در برنامه ریزی و هدایت عملیات و نظارت فعالیتهای یک مؤسسه یاری رساند. مؤسسات افرادی را به خدمت گرفته و با اشخاص و مؤسسات مختلفی سرو کار دارد. این جریان، تعهدات و مطالباتی را برای مؤسسه ایجاد میکند که تنظیم روابط مؤسسه با دیگران و دادن اطلاعات صحیح به آنان، ایفای تعهدات در سررسید و وصول به موقع مطالبات، عملکرد خدماتی یک سازوکار حسابداری را تشکیل میدهد .
يكي از مهمترين اهداف سيستم حسابداري مالي ، تهيه اطلاعات مالي منسجم و به روز سازمان ها و موسسات اقتصادي است. اين گروه از اطلاعات، مجموعه عمليات ساز مان ها و موسسات ياد شده را در قالب شاخص هاي كمي بيان مي كند و زمينه هاي لازم را براي كنترل و برنامه ريزي مديريت فراهم مي سازد .
نرم افزار حسابداري مالي ، به عنوان بخشي از نرم افزار سپيدار سيستم ، وظيفه جمع آوري نتايج عمليات و فعاليت هاي اقتصادي يك سازمان را بر عهده دارد . در حقيقت ، افزون بر وظايف معمول سيستم حسابداري مالي ، نقش اصلي اين نرم افزار را مي توان دريافت ، طبقه بندي و جمع بندي اطلاعات ساير سيستم ها همچون "عمليات بانكي" ، "تامين كنندگان و خريد" و "مشتريان وفروش" دانست .
نرم افزار حسابداري مالي ، امكانات متنوع بسياري دارد . امكانات و ويژگي هاي اصلي اين نرم افزار را مي توان در قالب طبقه بندي هاي زير بر شمرد :
1- طبقه بندي حساب ها تا 4 سطح : گروه ، كل ، معين و تفصيلي
2- تعيين ويژگي و مشخصات حساب هاي معين بر اساس : ريالي ، ارزي ، تسعير پذير (در صورت داشتن زير سيستم ارزي)، تفصيلي پذير ، پيگيري ، كنترل ماهيت طي دوره و ماهيت حساب
3- ورود اطلاعات اسناد با تاريخ هاي مختلف توسط كاربران متعدد به صورت همزمان و ايجاد ترتيب لازم توسط سيستم
4- امكان تهيه گزارش از شماره پيگيري و ارزي همچون يك سطح حساب
5- ارسال اطلاعات به نرم افزار هايي همچون Excel براي تهيه گزارش هاي مطلوب و مورد نظر كاربر
6- شناسايي اسناد ارسالي از ساير سيستم ها و جلو گيري از تكرار اطلاعات براي حفظ يكپارچگي اطلاعات
7- ثبت اطلاعات سند به صورت موقت و امكان تبديل اسناد موقت به دائم و برعكس
8- انجام عمليات بستن حساب هاي موقت (سود و زيان)
9- صدور اسناد بستن حساب ها ، اختتاميه و افتتاحيه توسط سيستم
10- تهيه گزارش هاي رايج در فرهنگ سيستم مالي به صورت استاندارد و امكان طراحي و ساخت گزارشات در گزارش ساز
مفهوم درختواره حسابها:
به منظور ثبت، طبقهبندی، تفکیک و تلخیص رویدادهای مالی، از حسابها در حسابداری استفاده میشود.
سطوح حسابها: با توجه به سطوح مختلفی از گزارشگری مالی، حسابها را به سه سطح اصلی تقسیم میکنند:
· گروه:
حسابها به 10 گروه اصلی طبقهبندی میشوند. کاربرد این سطح از حسابها در سرفصلهای تشکیل دهندۀ صورتهای مالی است.
دارایی جاری، دارایی غیرجاری، بدهی جاری، بدهی غیرجاری و حقوق صاحبان سهام، سرفصلهای تشکیل دهندۀ ترازنامه هستند. به این گروه حسابها، حسابهای ترازنامهای گفته میشود.
درآمدهای عملیاتی، درآمدهای غیرعملیاتی، هزینههای عملیاتی، هزینههای غیرعملیاتی و سایر درآمدها و هزینهها، سرفصلهای تشکیل دهندۀ صورت سود و زیان هستند. به این گروه حسابها ، حسابهای سود و زیانی گفته میشود.
علاوه بر گروههای ذکر شده در بالا، گروه حسابهای انتظامی نیز در برخی از شرکتها به کار میرود. این حسابها فقط در یادداشتهای توضیحی افشا میشوند و همانطور که گفته شد ماهیت آنها کنترل نمیگردد. مانند ضمانت نامه ها
· کل
هر گروه حساب، از چندین حساب کل تشکیل شده است. بهعنوان مثال نقد و بانک، حسابها و اسناد دریافتنی و موجودی کالا از حساب کلهای زیرمجموعۀ گروه داراییهای جاری در ترازنامه هستند. حسابهای کل به منظور استفاده در گزارشگیری ها کاربرد دارند و در سند حسابداری شرکت نمیکنند.
· معین
هر حساب کل متشکل از چند حساب معین است. این سطح از حسابها در صدور سند حسابداری شرکت میکنند. همچنین قسمت با اهمیتی از این سطح از حسابها معمولاً در یادداشتهای توضیحی صورتهای مالی افشا میشود.
کدینگ، اصطلاحاً اختصاص یک عدد معنادار به هر حساب است. انتساب این اعداد به هر حساب، امکان طبقهبندی و تجمیع اطلاعات را در سیستمهای کامپیوتری با سرعت بالاتری امکان پذیر میسازد. اختصاص کد به حسابها میتواند از صنعتی به صنعت دیگر یا حتی از شرکتی به شرکت دیگر متفاوت باشد. بر اساس ماهیت فعالیت شرکت، کدینگ حسابها به 4 گروه تقسیم میشوند:
·کدینگ پیمانکاری
·کدینگ بازرگانی
·کدینگ تولیدی
·کدینگ خدماتی
تعریف کدینگ حسابها در نرم افزار سپیدار به دو روش امکانپذیر است:
الف) استفاده از کدینگ پیش فرض
1-از منوی سمت راست وارد قسمت "حسابداری" شوید و از بخش عملیات "درختوارۀ حسابها" را انتخاب نمائید.
2-در فرم درختواره حسابها، با کلیک بر لوگوی سپیدار در بالای صفحه، گزینۀ درج حسابهای پیشفرض را انتخاب کنید. 4 کدینگ پیشفرض نمایش داده میشود که متناسب با نوع فعالیت شرکت، یک گزینه انتخاب و پس از تایید، کدینگ پیشفرض در سیستم تعریف میشود.
üبه دلیل تطبیق کدینگهای پیشفرض با صورتهای مالی نمونۀ سازمان حسابرسی و همچنین با توجه به اینکه با استفاده از کدینگ پیشفرض، معینهای تنظیمات نرم افزار بصورت اتومات انتخاب می شود و همچنین ارتباط سایر سیستمها با سیستم حسابداری نیز به صورت خودکار برقرار میگردد، استفاده از امکان کدینگ پیشفرض به کاربران سپیدار پیشنهاد می شود.
ب) روش تعریف کدینگ به صورت دستی
1-مانند روش قبل از منوی "حسابداری" فرم درختوارۀ حسابها را باز کنید.
2-چنانچه قبلاً کدینگ حسابها تعریف شده باشد، درختوارۀ حسابها در این فرم مشاهده می شود. جهت تعریف حساب جدید، با کلیک روی لوگوی سپیدار گزینۀ جدید را انتخاب میکنیم.
3-در فیلد نوع حساب ، سطح حسابی را که میخواهیم تعریف کنیم را انتخاب میکنیم. سپس در قسمت حساب سرشاخه، سطح بالایی حسابی را که میخواهیم تعریف کنیم مشخص میکنیم. بهعنوان مثال اگر قصد تعریف کردن حساب کل موجودی انبارها را داشته باشیم، حساب سر شاخۀ آن، داراییهای جاری است.
üدرصورتیکه سطح حسابی که میخواهیم تعریف کنیم گروه باشد، نیازی به پر کردن حساب سرشاخه نیست.
4-در قسمت کد حساب، با توجه به طول کد حسابی که میخواهید تعریف کنید و طول کد حساب سرشاخه، کد حساب مورد نظر را وارد میکنید.
üطول حسابها در "تنظیمات" نرم افزار و در تب "حسابداری" تعیین می شود. به عنوان مثال اگر قصد تعریف حساب کل داشته باشید و طول حساب کل را در قسمت تنظیمات 2 رقم و طول حساب سرشاخه (گروه) 2 رقم باشد، کافی است دو رقم سمت راست حساب را وارد کنید. به این ترتیب کد حساب کل شما 4 رقم خواهد بود که دو رقم اول آن نشان دهندۀ کد گروه حساب است.
5-ماهیت حساب و فعال بودن حساب مورد نظر را تعیین کنید.
üپس از تعریف هر حساب معین باید با استفاده از 
سرفصل معین موردنظر را تعیین کنید. در واقع سرفصل حساب تعیین می کند که معین مورد نظر در ترازنامه یا صورت سود و زیان در کدام سرفصل قرار می گیرد. (برای حسابهای انتظامی نیازی به تعیین سرفصل حساب نیست.)
6-سپس با کلیک بر دکمۀ ذخیره، اطلاعات را ثبت کنید.
7-حساب معین پنج ویژگی دارد. این ویژگی ها شامل موارد زیر است:
I.کنترل ماهیت طی دوره: حفظ ماهیت برخی حسابها در طول دوره اهمیت فراوانی دارد. بهعنوان مثال، حساب موجودی صندوق ماهیت، بدهکار دارد؛ به این معنی که این حساب به ازای هر سند در طول دوره باید ماندۀ بدهکار داشته باشد. با استفاده از این ویژگی، ماندۀ حسابهای دارای کنترل ماهیت، طی دوره توسط سیستم کنترل میشود و چنانچه در سندی ماندۀ آنها خلاف ماهیت شده باشد، سیستم در هنگام تبدیل اسناد موقت به دائم ( و یا در گزارش ترازها) هشدار میدهد و می توان اسناد مورد نظر را اصلاح کرد.
II.ارزی: این ویژگی برای معینهایی تعیین میشود که علاوه بر اطلاعات ریالی، نیاز به ورود اطلاعات ارزی برای آن معینها در سند حسابداری وجود داشته باشد. هنگام صدور سند حسابداری، برای معینهایی که این ویژگی برای آنها فعال شده است امکان وارد کردن مبلغ ارز، نرخ ارز و نوع ارز را وجود دارد.
III.تسعیر پذیر: معین هایی که این ویژگی را دارند در عملیات تسعیر ارز شرکت می کنند. با توجه به استاندارد تسعیر ارز، اقلام پولی باید به قیمت ارز در تاریخ ترازنامه تسعیر شوند؛ بنابراین برای اقلام پولی این ویژگی فعال میشود.
IV.تفصیلی پذیر: در اغلب موارد سه سطح گروه، کل و معین برای ثبت و گزارشگری یک رویداد مالی کافی نیستند. برای تعریف سطح چهارم حسابها باید برای معین مورد نظر تیک تفصیلی پذیر را فعال کنیم تا زمان صدور سند حسابداری علاوه بر معین، تفصیل مربوطه را انتخاب کنیم.
V.پیگیری: این ویژگی برای معینهایی انتخاب میشود که علاوه بر اطلاعات ریالی، نیاز به ورود اطلاعات دیگری از جنس شمارۀ پیگیری و یا تاریخ پیگیری داشته باشند. با انتخاب ویژگی پیگیری برای معینها، در هنگام صدور سند حسابداری، کاربر میتواند شماره و تاریخ پیگیری را برای این معینها در آن وارد نماید. بطور مثال زمان صدور سند حسابداری برای اسناد دریافتنی میتوانیم شماره چک و تاریخ سررسید آن را در قسمت شماره پیگیری و تاریخ پیگیری وارد کنیم.
üاز تعریف کدینگ دستی برای ایجاد کدینگ دلخواه و همچنین برای ایجاد تغییرات در کدینگ پیش فرض نرم افزار میتوان استفاده کرد.
مشاهده فهرست حسابها و نحوه حذف ویرایش آنها:
1-از منوی "حسابداری" و از قسمت فهرست "حسابها" را انتخاب کنید.
2-در فرم باز شده فهرست حسابها نمایش داده می شود. در هر ردیف اطلاعات هر حساب نظیر تفصیلی پذیر بودن، ارزی و ... قابل مشاهده است.
3-با کلیک راست روی هر حساب می توانید آن را حذف یا ویرایش کنید.
üبا استفاده از علامت 
در بالای صفحه می توانید سرفصل حسابهای تعریف شده را مشاهده کنید.
مشکلات کاربری:
| سوال | پاسخ (علل) |
| کدینگ پیش فرض انتخاب شده در درختواره را چگونه می توان حذف کرد؟ | در درختواره حساب ها از بالای فرم لوگوی سپیدار را انتخاب کرده و گزینه حذف کلیه حساب ها را بزنید تا حذف گردد. |
| سیستم حسابداری سپیدار چند سطحی می باشد؟ | نرم افزار حسابداری سپیدار همکاران سیستم، شامل چهار سطح (گروه / کل/ معین/ تفصیل) می باشد. در صورت نیاز می توان از ویژگی «پیگیری» حساب معین نیز به عنوان جزئیات حساب تفصیل در سند حسابداری نیز استفاده نمود. |
| چرا بعد از گردش دار شدن یک حساب معین دیگر نمی توان آن را تفصیل پذیر كرد؟ | از آنجایی که حساب مورد نظر تابه حال بدون تفصيل گردش داشته و در اسناد حسابداري از آن استفاده شده است، دیگر نمي توان آن حساب معین را تفصيل پذير كرد. |
| چگونه می توان طول کاراکتر حساب های گروه/کل/معین را ویرایش نمود؟ | قبل از تعریف درختواره حسابها، در منوی عمودی «تنظیمات» و از قسمت عملیات گزینه "تنظیمات" را انتخاب نمائید، در صفحه باز شده از سربرگ "حسابداری" در قسمت «طول کد حساب» تعداد ارقام طول هر یک از حسابها را می توان تغییر داد. |
| چگونه میتوان گزارشی از معین هایی که به سرفصل ارتباط داده نشده اند تهیه کرد؟ | از قسمت حسابداری، قسمت فهرست ،حساب ها را باز کرده و بالای فرم علامت "مرور معین ها و سرفصل ها"را زده و سپس در گزارش باز شده سرفصل های تمام حساب های معین مشاهده میشوند، میتوانید در ستون سرفصل "خالی باشد" را فیلتر کرده و از تمامی معین هایی که به سرفصل ارتباط داده نشده اند، گزارش بگیرید. |
| آیا طی دوره امکان تغییر عنوان و کد حسابها وجود دارد؟ | بله – هیچ محدودیتی برای ویرایش کد و عنوان حساب وجود ندارد. |
دیدگاه خود را بنویسید