۱. این امکان چه مسئلهای را حل میکند؟
در فرایند رسیدگی دفاتر قانونی توسط سازمان تأمین اجتماعی، شرکتها موظف هستند بخشی از اطلاعات مالی، اسناد حسابداری و اطلاعات حقوق و دستمزد خود را در سامانه دریافت الکترونیک اطلاعات دفاتر ثبت یا بارگذاری نمایند.
این اطلاعات در بخشهای مختلف نرمافزار سپیدار نگهداری میشوند و پیشتر لازم بود کاربر برای هر بخش به قسمتهای مختلف نرمافزار مراجعه کرده و اطلاعات را جداگانه بررسی یا استخراج کند.
چالشهای پیشین:
- عدم تمرکز اطلاعات موردنیاز در یک محل مشخص
- زمانبر بودن تهیه فایلها به دلیل نیاز به مراجعه به بخشهای متعدد
- احتمال جاافتادن یا نادیده گرفته شدن بخشی از اطلاعات پیش از بارگذاری
- نبود مسیر یکپارچه که موجب پیچیدگی و خطای بیشتر در آمادهسازی اطلاعات میشد
۲. این امکان چه کمکی میکند؟
اطلاعات مورد نیاز برای سامانه تأمین اجتماعی بهجای پراکندگی در بخشهای گوناگون، درون یک فرم مشخص تجمیع شده است. کاربر میتواند برای سال مالی موردنظر خود، اطلاعات بخشهای مختلف را بهصورت یکجا مشاهده، بررسی و خروجی اکسل هر بخش را دریافت نماید.
مزایا:
- دسترسی متمرکز و یکپارچه به دادههای موردنیاز
- تسهیل بررسی و اعتبارسنجی اطلاعات پیش از تهیه فایل نهایی
- کاهش رفتوآمد بین منوها و ماژولهای مختلف نرمافزار
- سرعتبخشی به آمادهسازی اطلاعات جهت بارگذاری در سامانه
- امکان دریافت خروجی اکسل مجزا برای هر سرفصل اطلاعاتی
۳. نبود این قابلیت چه مشکلاتی ایجاد میکرد؟
کاربران ناچار بودند اطلاعات را بهصورت پراکنده استخراج کنند (مثلاً دفتر روزنامه از یک منو، حقوق و دستمزد از منویی دیگر و تراز آزمایشی از بخشی مجزا).
این امر منجر به افزایش زمان آمادهسازی، نبود چکلیست و فرآیند متمرکز، بالا رفتن احتمال خطا یا فراموشی برخی اقلام و سختی هماهنگی میان تیمهای اجرایی و مالی میشد. این ابزار صرفاً یک فرم جدید نیست، بلکه بستری متمرکز برای تجمیع، بازبینی و آمادهسازی دادههاست.
۴. نحوه استفاده در نرمافزار سپیدار
مسیر دسترسی:
سیستم حسابداری ←\leftarrow← بخش عملیات ←\leftarrow← جمعآوری اطلاعات دفاتر سامانه تأمین اجتماعی
مراحل اجرا:
- انتخاب سال مالی: سال مالی موردنظر جهت بررسی و استخراج انتخاب میشود.
- انتخاب بخشهای موردنیاز: تیک بخشهای موردنظر شامل موارد زیر فعال میگردد:
- دفتر روزنامه
- لیست حقوق
- اسناد حقوق
- تراز آزمایشی
- ایجاد تبها: تب مربوط به هر گزینهٔ انتخابشده در فرم نمایش داده میشود.
- مشاهده اطلاعات: با کلیک روی دکمهٔ «نمایش اقلام»، اطلاعات مرتبط با همان سال مالی در تبهای مربوطه بارگذاری و نمایش داده میشود.
- خروجی اکسل: در صورت نیاز، با کلیک روی گزینهٔ «ارسال به اکسل»، خروجی اطلاعات هر تب در فایلی مجزا و در مسیر انتخابی کاربر ذخیره میگردد.
۵. نکات مهم اجرایی
- مبنای سال مالی: کلیه دادهها بر اساس سال مالیِ انتخابشده فیلتر و واکشی میشوند.
- الزام استفاده از «نمایش اقلام»: صرف باز کردن فرم اطلاعاتی نمایش نمیدهد؛ کلیک روی دکمهٔ نمایش اقلام جهت استخراج ضروری است.
- فایلهای خروجی مجزا: خروجی اکسل برای هر بخش در یک فایل مستقل ایجاد میشود، نه در یک فایل تجمیعی مشترک.
- تکمیل فیلدهای اجباری: فیلدهای ستارهدار و اجباری تعریفشده توسط سازمان تأمین اجتماعی باید تکمیل باشند؛ در غیر این صورت فایل ساخته نمیشود.
- کاراکترهای غیرمجاز: دادهها نباید شامل علائم و کاراکترهای غیرمجاز باشند، زیرا مانع از تولید موفق فایل خواهند شد.
- نقش سپیدار: نرمافزار تنها وظیفهٔ جمعآوری، مرتبسازی و خروجیگیری اطلاعات را برعهده دارد و جایگزین فرآیند ورود به سامانه یا بارگذاری مستقیم نیست.
۶. مواردی که تحت پوشش این امکان نیست
- ورود مستقیم به سامانه تأمین اجتماعی از داخل نرمافزار
- ثبت، تغییر یا ویرایش اطلاعات در پنل کاربری سازمان تأمین اجتماعی
- ارسال مستقیم و اتوماتیک فایل از داخل سپیدار به کارتابل تأمین اجتماعی
- تکمیل خودکار بخشهایی که ذاتاً نیازمند ثبت دستی هستند
- پیگیری، مدیریت وضعیت درخواستها، پیامها یا تیکتهای سامانه
دیدگاه خود را بنویسید