نرم افزار مالی بایستی با رویکردی جامع نسبت به نیازهای حال و آتی مدیران مالی تولید بشوند. این قبیل از نرم افزارها با بهره‌گیری از تکنولوژی روز و تجارب حاصل از مشتریان، طی چندین سال، فرصتی مطلوب برای پاسخ‌گویی به نیازهای قسمت مالی کمپانی‌ها و نهادها، مهیا می‌کند. هم‌اکنون نمی‌توان هیچ‌گونه ارگان و نهادی را بدون وجود سیستم مالی کارآمد و مفید اداره کرد. طی سال‌های اخیر با استناد به دقّت بالا و کوچک و ارزان قیمت بودن رایانه‌ها، کامپیوتر به عضوی مهم در امور مالی مبدل گردیده است.
لازم است به این نکته توجه داشته باشیم که رایانه‌ها تنها ابزار کار هستند و به تنهایی در راستای انجام امور مالی کافی نخواهند بود. مگر آن‌که رایانه‌ها با اطلاع و آگاهی کامل در این میانه‌ها همراه شوند. همچین نرم افزار مالی زمانی می‌تواند مفید و مؤثر واقع شود که تولید کنندگان نرم افزارها در کناره‌ی تخصص کامل در حیطه‌ی برنامه نویسی و تولید و طراحی نرم افزار نسبت به مسائل مالی هم تسلط کامل داشته باشند. در غیر از این حالات بهره‌گیری از آن‌ها نه تنها آن‌که نتیجه مطلوبی با خود به همراه ندارد. بلکه می‌تواند برای شما زیان‌بار نیز باشد.
همچنین باید به این نکته هم توجه داشت که، هر نهادی در حیطه امور مالی، از قسمت‌های گوناگونی تشکل شده است. مطلوب‌ترین نرم افزار مالی، نرم افزاری خواهد بود که بتواند به حالت جامع به تمامی بخش‌های مالی نهاد، پاسخی مطلوب بدهد.
نرم افزار مالی سپیدار؛
راه‌کار جامع مالی سپیدار که متشکل از نرم افزارهای خزانه‌داری، مدیریت اموال و انبار، برنامه بودجه، حسابداری حق‌الزحمه و دستمزد و گزارش‌‌گیری است، می‌تواند به گونه‌ای کامل به نیازهای هر سازمانی، بهترین جواب را بدهد. علاوه بر این به هنگام نیاز نهادها و شرکت‌ها، هریک از راه‌حل‌های بیان شده به تفکیک می‌تواند سفارش داده شده و مورد بهره‌گیری واقع شود.
خوب است به این موضوع توجه داشته باشیم که؛
هم‌اکنون با پیشروی فناوری و تخصصی‌تر شدن تمامی امور، تعداد و پیچیدگی فعالیت‌هایی که باید صورت پذیرد، بیشتر شده است و مدیریت این قبیل از فعالیت‌ها مشقت بارتر از چندی پیش شده است. به همین دلیل است که یک فرد تحت عنوان مدیر دیگر نمی‌تواند به گونه‌ای مستقیم و به شیوه‌ای سنتی برای کلّیه‌ی فعالیت‌ها برنامه‌ریزی کرده و بدان‌ها نظارت داشته باشد. به همین دلیل است که هم‌اکنون هر سازمانی، خواهان بستری ایمن و قابل اعتماد می‌باشد که به گونه‌ای تمام و کمال پاسخ‌گوی نیازهای سازمان باشد. این بستر لازم است در کنار امنیت به حالتی باشد که بتوان در هر زمان و متناسب با هر قسمتی از نهاد، به بهترین حالت برای آن قسمت برنامه‌ریزی کرده و بدان نظارت داشت. علاوه بر تمامی این‌ها از جمله خصوصیات مهم این بستر موردنیاز، ماژولار بودن خواهد بود. بدین شکل که با تغییر نیازمندی‌های نوین، نهاد بتواند برروی همان بستر جواب‌گوی تمامی نیازهای جدید باشد.
یکی از قسمت‌های بسیار مهم یک سازمان، قسمت مالی است که به علّت ماهیت حساسی که دارد، نیازمند موارد بیان شده در قسمت بالا است و جزئی‌ترین اشتباهاتی در این قسمت، می‌تواند خسارت‌های غیرقابل جبرانی را با خود به همراه بیاورد.
و علاوه بر تمامی این‌ها…
بهره‌مندی از نرم افزار مالی مناسب چون خزانه داری، مدیریت اموال و انبار، برنامه و نیز بودجه، حسابداری، بازرگانی، نرم افزار حقوق و حق‌الزحمه، گزارش‌‌گیری می‌تواند به آسانی و بدون صرف زمان بسیار مدیر را نسبت به کلّیه‌ی مسائل و چالش‌های مالی شرکت واقف نماید. لازم به بیان است که از مزیت‌های حائز اهمیت بهره‌گیری از این نرم افزارها در بهینه‌سازی مقدار مصرف کاغذ هم خلاصه می‌شود. بنابراین به مقدار قابل توجهی هزینه‌های اضافی کم شده و از سویی دیگر، به حفظ محیط زیست کمک بسیاری خواهد کرد.
نکته به خصوصی که کار با نرم افزار مالی برای ما به همراه خود دارد، سهولت کار برای ما خواهد بود. بدین معنا و مفهوم که کاربر با مقدار کار کم، به نتایجی بهتر و به دور از اشتباه گوناگون، دست پیدا می‌کند. اغلب از نرم افزار ها، به ویژه نرم افزار مالی و اداری، در راستای هرچه دقیق‌تر و راحت‌تر شدن کارها بهره‌گیری می‌شود.
آیا شما در راستای انجام کارهای خود به یک نرم افزار مالی نیاز خواهید داشت؟
از جمله مهم ترین تصمیماتی که باید هر صاحب کسب‌وکاری بگیرد، سرمایه‌گذاری برروی نرم افزارهای مالی خواهد بود. امّا آیا این موضوع در ارتباط با شما هم صادق است! برای برخی از کسب‌وکارها بهره‌گیری از نرم افزار سنتی، خواسته آن مجموعه را برطرف خواهد کرد. البته بازهم در این نوع از موضوعات، بهره‌گیری از نرم افزار تأکید شده است و می‌تواند نیازمندی‌های شما را هرچه بهتر و دقیق‌تر برطرف بنماید. ولی اگر که هریک از موارد نام‌برده شده در قسمت ذیل ضمن کسب‌وکار شما دخیل باشد، به یک نرم افزار مالی مناسب نیاز خواهید داشت؛
- دسترسی فراگیر و وسیع.
- چند کاربره بودن کسب‌وکار شما.
- برخورداری از قابلیت اتوماسیون مالی.
- قالب‌هایی که از پیش آماده گردیده است.
- آغازی تازه برای کسب‌وکار و شغل شما.
- رشد و توسعه و گسترش و پیشرفت کسب‌وکار.
- پیچیده و سخت بودن سیستم کسب‌وکارهای کنونی شما.
- سازگاری کسب‌وکارهای شما با نرم افزار جانبی و نوین.
- نیاز از جانب شما در راستای مشاهده دقیق و کامل مراحل کاری.
- احساس نیاز از جانب شما به منظور دسترسی هرچه سریع به اطلاعات مالی.
چرا لازم است از نرم افزار مالی بهره گیریم؟
به منظور اطمینان خاطر از این موضوع که تمامی عوامل هزینه و درآمد به خوبی مورد وارسی واقع می‌شود و هنگامی‌که یک کسب‌وکار به واسطه‌ی بیش از یک نفر اداره می‌گردد و فعالیت شرکت مزبور افزایش پیدا می‌کند و نیز با استناد به رشد هرچه سریع‌تر و راحت‌تر فناوری و ضرورت بهره‌گیری بهینه از کلّیه‌ی امکانات و زمان موجود در راستای داشتن یک رقابت کامل در بازار کار به سیستم نرم افزار مالی نیاز خواهد بود.
برخی از مهم‌ترین خصوصیاتی که یک نرم افزار مالی با غایت ایجاد کارایی و اثربخشی در نهادها باید از آن برخوردار باشد؛
- موضوع گزارش‌‌گیری تحلیل و بررسی!
تنها کافی است شما به دنبال برنامه مالی باشید که در این میانه‌ها بتوانید به منظور تحلیل و بررسی اطلاعات از توانمندی بررسی و گزارش‌‌گیری آن بهره گیرید.
- محیط گرافیکی!
به منظور تجزیه و تحلیل شدن بهتر اطلاعات یک نرم افزار جامع به یک محیط گرافیکی لذّت بخش و مناسب نیاز می‌باشد که در زمان ثبت ارقام حس و حال آرامش ذهنی به کاربر مربوطه القاء می‌گردد.
- اتوماسیون اداری یعنی…
به منظور پیشبرد هرچه بهتر و دقیق‌تر فعالیت‌های یک شرکت، نرم افزاری لازم می‌باشد که اتوماسیونی در این راستا وجود داشته باشد.
- وجود امنیت؛
اطلاعات مالی هر کمپانی حائز اهمیت‌ترین کارکردهای اجرایی را به دنبال خود خواهد داشت و از این جهت نرم افزار باید از مقدار امنیت بالایی بهره‌گیرد. در غیر از این حالات هر گونه آسیبی که به اطلاعات وارد آید صدمات جبران ناپذیری به کمپانی شما وارد خواهد نمود. نکته بسیار مهم موجود در این حیطه این می‌باشد که در زمان خرید دقّت عمل لازم را در ارتباط با نرم افزار داشته باشید. از مسئول مدّنظر پرسش‌هایی در ارتباط با امنیت همانند فایروال‌ها و آنتی ویروس داشته باشید.
- قابلیت سفارش سازی!
یک نرم افزار جامع خوب می‌باید نیازهای مرتبط با نهاد و یا کمپانی‌ها را تأمین بنماید. بدین جهت لازم است که با نوع فعالیت شرکت سفارش سازی بشود.
- سازگار با سایر نرم افزارهای موجود؛
قابلیت اجرائی اطلاعات از نرم افزار مرتبط دیگر، از جمله ویژگی‌های شاخص و حیاتی یک نرم افزار مالی است.
- برخورداری از قابلیت گسترش؛
با استناد به این موضوع که هر شرکت و یا سازمانی متوقف نشده است و به فکر توسعه فعالیت‌های خود می‌باشند بعد از نرم افزار مالی مناسب بایستی قابلیت مقیاس‌پذیری و افزودن ماژول‌های گوناگون را دارا باشد. به گونه‌ای که در زمان رشد شرکت‌ها به گونه‌ای درست عمل بنماید.
- سرعت، سهولت و سادگی در بهره‌گیری!
می‌باید به این نکته بسیار مهم توجه بشود که یک نرم افزار در کنار سرعت، هم‌زمان سادگی و بهره‌گیری آسان را هم با خود داشته باشد. به گونه‌ای که کاربر پسند بوده و تمامی کاربران مبتدی و متخصص را به خوبی پوشش بدهد.
- برخورداری از قابلیت اتصال به شبکه؛
هم‌زمان با عالم اینترنتی کنونی، نرم افزار مالی هم در راستای ایجاد روابط میان سازمان‌ها و بایگانی نمودن اسناد به گونه‌ای الکترونیکی بایستی از قابلیت اتصال به اینترنت برخوردار باشد.
- به‌روز رسانی به گونه‌ای خودکار!
امور مالی طی سال‌های گوناگون تغیرات به سزایی داشته است بنابراین باید یک نرم افزار مالی بتواند به گونه‌ای هم‌زمان با تغییرات سالیانه قابلیت به‌روز رسانی را داشته باشد.
- پشتیبانی از جانب شرکت ارائه دهنده؛
چنانچه که یک کاربر در زمان کار با نرم افزار دچار برخی از اشکالات و ایراداتی بشود، اینجا خواهد بود که پی به پشتیبانی مناسب شرکت مربوطه خواهد برد. از این جهت حتماً به این موضوع توجه داشته باشید که نرم افزار مربوطه دارای پشتیبانی باشد.
هزینه نرم افزار جامع مالی چقدر است؟
هزینه مربوط به نرم افزار مالی، به نسبت امکانات و ویژگی‌هایی که عرضه می‌نماید، متفاوت است. بعضی از تولیدکنندگان نرم افزار از شیوه‌های حق عضویت ثابت ماهیانه و سالیانه بهره می‌گیرند. حال بعضی دیگر نیز نسخه‌هایی را با امکانات محدود به حالت رایگان عرضه می‌نمایند و در راستای توسعه امکانات نرم افزار، هزینه مربوطه را دریافت می‌کنند. در پایان به این نکته بسیار مهم توجه داشته باشید که هزینه نمودن در ارتباط با نرم افزار مالی مناسب، سرمایه‌گذاری برای آینده آن شرکت و سازمان خواهد بود.
