اصطلاح شرکت در معنا و مفهوم عام تجارت به معنای اداره نمودن یک کسب‌وکار با روشی خصوصی و غیردولتی خواهد بود. نرم افزار حسابداری شرکتی به منظور مدیریت منابع مالی و تهیه و تنظیم گزارشات در راستای بهره‌گیری ذی‌نفعان درون و بیرون از شرکت سالها می‌باشد که جایگاه خویش را در سیستم حسابداری شرکت‌ها محکم کرده است!
بله، قطعاً که نام نرم افزار حسابداری شرکتی بارها و بارها به گوش ما برخورد نموده است. ولی این نرم افزار چیست؟ اقسام گوناگون نرم افزار حسابداری شرکتی کدام می‌باشد! چه نوع از این نرم افزار برای کسب‌وکار ما مناسب خواهد بود؟ ما در این نوشتار از خود مایل هستیم به تمامی پرسش‌های شما در این زمینه پاسخ بدهیم. توصیه می‌کنیم تا پایان این نوشتار با ما در سپیدار همراه باشید.
نرم افزار حسابداری شرکتی چیست!
با رواج و رونق صنعت نرم افزار، علم و دانش حسابداری نیز دچار برخی از تحولات وسیع و گسترده‌ای شده است. حسابدارهای باتجربه و متخصص به خاطر دارند که چندی پیش حسابداری تنها به دفتر نویسی محدود نمی‌شد. دفاتری فیزیکی چون دفتر کل، دفتر روزنامه، دفتر معین، دفتر مشتریان، دفتر ثبت ورود و خروج پرسنل و کارکنان، دفتر انبار و دیگر دفاتر که می‌باید ابتدای سال مالی به واسطه‌ی حسابدار رسمی کمپانی به مکان سازمان امور مالیاتی و دارایی مربوطه تسلیم می‌گردید و بعد از پلمپ به حالت روزانه و لحظه‌ای ثبت وقایع در این دفتر انجام می‌شد. نرم افزارهای حسابداری شرکتی تمامی امور شرکت چون حسابداری، خرید و فروش، خزانه، تولید، حقوق و حقالزحمه را مدیریت می‌نماید.
ناگفته مشخص است که این قبیل از سیستم‌ها علاوه بر خطاپذیری بسیار رنج‌ها و سختی‌های بسیاری را به حسابداران متحمل می‌نمود. ولی عصر کنونی عصر وسعت نرم افزار می‌باشد. رفته رفته نرم افزارهای گوناگونی با کاربردهای متنوع جای خود را در جای جای زندگی ما باز نموده‌اند. کسب‌وکارها با ظهور و پیدایش نرم‌افزارها تغییر و تحول پیدا کرده‌اند. یکی از نرم‌افزارهای حیاتیِ سازمانی نرم افزار حسابداری می‌باشد. ابتدایی‌ترین نرم افزارهای حسابداری به منظور نگهداری حساب‌های معین و به کل به وجود آمده‌اند و بیشتر شبیه به یک دیتابیس نگهداری و محافظت اطلاعات بودند تا هوش مصنوعی تحلیلگر مالی، ولی به سرعت توسعه و گسترش پیدا نمودند و قابلیت‌هایی چون؛ ثبت آرتیکل‌ها و اسناد و مدارک حسابداری، دفتر نویسی نیز گزارش گیری بدان افزوده شده است. در قدم بعدی نگهداری و کنترل مقدار موجودی، عملیات بازرگانی و فروش و توزیع، سیستم‌های بهای به اتمام رسیده و حقوق و حقالزحمه هم بدان اضافه شده است. این‌گونه با گذر روزها تمامی فرآیندها سیستماتیک می‌گردد.
- جالب است بدانید که!
هم‌اکنون تمامی شرکت‌ها به منظور بهینه‌سازی روند ثبت و تجزیه و تحلیل اطلاعات و دانش مالی خویش بنابر ماژولهای مدّنظر خود، یک نرم افزار حسابداری تهیه می‌کنند. حال تصور پیاده‌سازی سیستم حسابداری بدون نرم افزار حدوداً برای هر مالک و حسابدار موضوعاتی محال به شمار می‌رود.
این قبیل از نرم افزارها هم به حالت آنلاین و هم به صورت نصبی برروی سرور محلی قابلیت بهره‌گیری دارد که با استناد به طریقه‌ی بهره‌گیری از اینترنت و نیاز به همگام سازی اطلاعات میان واحدهای گوناگون سازمانی در بخش اعظمی از موارد نرم افزارهای نصب گردیده برروی سرور محلی به واسطه‌ی ریموت برروی بستر اینترنت پابلیش خواهند شد.
نرم افزار حسابداری شرکتی با نرم افزار حسابداری فروشگاهی چه نوع تفاوت‌هایی را دارد!
بیان داشتیم که شرکت‌های کوچک و بزرگ بنابر نیاز خود از نرم افزارهای گوناگون شرکتی بهره می‌گیرند. امکان دارد که یک شرکت کوچک نیازی به ماژول تولید و یا بهای تمام گردیده نداشته باشد. و یا مجموعه‌ای که دارای تعداد پرسنل کمی است و یا حقوق و حقالزحمه ثابت و روتین تأدیه می‌نماید، عملاً هیچ گونه نیازی به ماژول حقالزحمه و دستمزد نخواهد داشت. پس در زمان اتخاذ نرم افزار می‌توانید با بهینه سازی سیستم انتخابی در هزینه‌های خرید نرم افزار حسابداری شرکتی خود صرفه جویی بنمایید. ولی طیف گسترده‌ای از کسب‌وکارها در اصل یک سیستم فروشگاهی یا خرده فروشی می‌باشند و دشواری‌های محاسبات مالی یک شرکت را در خود ندارند. اغلب برای فروشگاه‌ها تنها فاکتورهای خرید و فروش و مانده حساب مشتریان در وهله اوّل اولویت خواهد داشت. بسیاری از مفاهیم در سیستم مالی فروشگاهی به گونه‌ای متفاوت و یا کم‌اهمیت در خواهد آمد.
در واقع حساب‌هایی که در سیستم حسابداری فروشگاهی نقش بسیار مهمی را بازی می‌کند عبارت می‌باشد از؛ موجودی‌های نقد و بانک، حساب‌های تفصیلی مربوط به خرید و فروش محصولات! البته بهتر است به این موضوع هم اشاره‌ای داشته باشیم که تمامی عملیات جاری حسابداری امکان دارد در یک فروشگاه عظیم اتفاق افتد، به ویژه در دوره حاضر بعضی فروشگاه‌ها به روش شرکتی و زنجیره‌ای اداره می‌شوند. پس می‌توان به چنین نتیجه‌ای دست یافت که ماژولهای حسابداری مالی و بازرگانی ماژولهای موردنظر حسابداری فروشگاهی می‌باشند. پس نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی جزئی از نرم افزارهای پایین رده هستند. چرا که تنها برروی این دو ماژول نام‌برده شده مانور می‌دهند. حتی در زمان وجود مابقی ماژول‌ها عملاً گسترش و توسعه خاصی برروی آن‌ها صورت نگرفته است. چرا که هم عرضه کننده نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی و هم کاربران این قبیل از نرم افزارها به درستی بر این موضوع واقف هستند که بهره‌گیری از این ماژول‌ها در یک سیستم فروشگاهی امکان‌پذیر خواهد بود.
با انواع گوناگون نرم افزار حسابداری شرکتی آشنا بشوید!
به گونه‌ای جامع و کلّی نرم افزارهای حسابداری شرکتی با استناد به حوزه‌های فعالیت شرکت‌ها رده بندی می‌گردند و هر توسعه دهنده‌ای امکان دارد قسم‌بندی خاص خود را موردنظر قرار بدهد. به هر حال بیشتر نرم افزارهای حسابداری شرکتی موجود در بازار بدین حالت دسته‌بندی می‌شوند؛
نرم افزارهای حسابداری شرکتی تولیدی؛
در این قبیل از نرم افزار حسابداری شرکتی ماژول تولید و یا بهای تمام گردیده نسبت به ماژولهای متداول چون خزانه داری و حسابداری اسناد و بازرگانی، حقوق و حقالزحمه و انبار، پراهمیت‌تر است و توسعه قابل توجهی پیدا کرده است. ضمن نرم افزار حسابداری تولیدی می‌توانیم علاوه بر به دست آوردن بهای تمام شده کالای تهیه شده، سربار تولید، سود حاصل از تولید، نرخ و قیمت ضایعات، مقدار مواد اولیه مصرفی، نرخ حقالزحمه اعم از مستقیم و غیرمستقیم پرداختی در راستای تولید و سایر موارد مرتبط با روند تولید را محاسبه کنیم. این گونه مجموعه‌های صنعتی می‌توانند بهترین تصمیم‌گیری را بنابر این گزارشات انجام بدهند.
نرم افزارهای حسابداری شرکتی بازرگانی؛
ضمن نرم افزارهای حسابداری بازرگانی ماژول بازرگانی و یا خرید و فروش توانمندترین و حائز اهمیت‌ترین ماژول می‌باشد و بیشترین توسعه و گسترش نرم افزار در این قبیل از ماژول دیده می‌شود. موجودیت‌هایی چون؛ خرید و فروش، بازگشت از خرید و فروش، هزینه و شیوه‌های حمل و جابه‌جایی، محاسبه پورسانت بازاریابان و عوامل فروش جزئی از مواردی می‌باشد که برنامه نویسان و طراحان نرم افزارهای حسابداری شرکتی بازرگانی مورد اکتفاء و استناد واقع می‌نمایند. لازم به بیان است که در این قبیل از نرم افزارها ماژول انبار باید به صورت کامل و جامع باشد و رابطه‌ی میان واحدهای بازرگانی و انبار باید به حالتی درست در نرم افزار پیاده سازی گردد.
از جمله قابلیت‌هایی که به تازگی به نرم افزارهای شرکتی بازرگانی پیشرو اضافه شده است، پیش فاکتور آنلاین می‌باشد. آن نیز با امکان اتصال به درگاه پرداخت بانکی نقطه شروعی در سیستم فروش محسوب می‌شود.
نرم افزارهای حسابداری شرکتی خدماتی؛
تمرکز این نرم افزار بر محاسبه هزینه‌ها و درآمد حاصل از فروش خدمات خواهد بود. حال تفاوت عمده آن با سامانه حسابداری بازرگانی در موجودی کالا خواهد بود. در این قبیل از نرم افزارها کالایی به چشم نمی‌خورد. بنابراین عملاً انبار و عملیات مربوط بدان نیز حذف می‌گردد.
نرم افزارهای حسابداری شرکتی پیمانکاری؛
محوریت فعالیت حسابداری شرکت‌های پیمانکاری پروژه می‌باشد؛ به ثبت رساندن اطلاعات مالی و تجزیه و تحلیل هر پروژه می‌باید به تفکیک و جداسازی قابل انجام باشد. به همین دلیل نیاز به تفصیلی شناور در نرم افزار حسابداری شرکتی بیش از هر نرم افزارهای حسابداری دیگری احساس می‌گردد. در این نوع از نرم افزارها ماژولهای انبار و تولید اهمیت خود را از دست خواهند داد و خرید و فروش خدمات و محصولات نیز معنایی متفاوت و جدید به خود می‌گیرد.
کدام یک از نرم افزار حسابداری شرکتی برای کسب‌وکار ما مناسب خواهد بود!
از جمله بزرگ‌ترین اشتباهات در خرید نرم افزار عدم توجه به حد و حدود سیستم حسابداری مجموعه خود می‌باشد. چه تعداد بسیاری از فروشگاه‌های کوچکی که سیستم حسابداری پیچیده و سختی ندارند ولی صرف اعتبار یک مجموعه نرم افزاری اقدام به تهیه نرم افزاری گران‌قیمت می‌نمایند. به حالتی که قسم عظیمی از این قبیل از نرم افزارها بلااستفاده برجای می‌ماند. یا برعکس این موضوع هم صادق است! به حالتی که گروه‌های بزرگ صنعتی و بازرگانی که زیرگروه‌ها و زیرسیستم‌های متنوع و گسترده‌ای دارند، ولی تنها در راستای کاهش هزینه‌های خود به سمت و سوی نرم افزارهای پایین رده می‌روند و بعد از گذر مدّت زمانی از ثبت اطلاعات خود و صرف انرژی بسیار و زمان تازه متوجه می‌گردند که این نرم افزار نمی‌تواند نیاز آن‌ها را برطرف کند.
به گونه‌ای خلاصه می‌توان چنین بیان نمود که به منظور خرید نرم افزار حسابداری به سطوح ماژول، امکانات ویژه و تکمیلی توجه نمایید. به عنوان نمونه یک مجموعه بازرگانی با شرکای تجاری خود که دارای فعالیت متنوع شاید که در عمل عملیاتی شبیه به یک فروشگاه داشته باشد و تنها کالا را از منابع تأمین بنماید و به مشتریان بدهد. ولی به عبارتی نیاز او تنها با یک نرم افزار حسابداری شرکتی برآورد می‌شود. بنابراین بهتر است به سمت تهیه یک نرم افزار حسابداری فروشگاهی نروند!